Booking hàng hóa xuất nhập khẩu

Hiểu một cách đơn giản thì booking là đặt chỗ, còn booking hàng hóa xuất nhập khẩu thì có đơn giản như việc bạn book vé máy bay, book phòng nghỉ hay không?. Booking hàng hóa xuất nhập khẩu là gì? Làm booking như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Booking hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?

Có thể bạn biết khá rõ booking là gì, nhưng để có thể làm booking trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, bạn cần hiểu rõ booking hàng hóa xuất nhập khẩu là gì?

Booking là một thủ tục quan trọng trong quy trình vận tải biển đối với hàng xuất khẩu. Booking là việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế (hãng tàu chuyên chở hàng xuất nhập khẩu). Thông thường khách hàng  (người xuất khẩu, người nhập khẩu) sẽ lấy booking này từ các Forwarder/ công ty logistics (công ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa) hoặc lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline, nhưng trường hợp này ít.

Booking là công việc rất dễ dàng, điều quan trọng là phải chọn được hãng tàu nào hợp lý, book sớm để kịp thời vận chuyển hàng hóa.

Theo đó sau khi chấp nhận giá thì bộ phận kinh doanh của hãng tàu sẽ căn cứ trên yêu cầu đặt chỗ (booking request) của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chổ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gởi booking confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng.

Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng (port of delivery), cảng chuyển tải (port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time)…Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gởi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.

Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty forwarder  thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty.

Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng. Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.

Hướng dẫn lập booking profile trong xuất nhập khẩu

Lập booking profile để kê khai sơ lược thông tin về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ theo dõi tiếp. Những thông tin cần thiết trên booking profile như sau:

– Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax

– Tên hãng tàu

– Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy

– Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)

– Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…

Quy trình lấy booking hàng hóa xuất nhập khẩu

Bước 1: Sau khi chốt lịch xuất hàng, nhà xuất khẩu gửi yêu cầu lấy booking bao gồm các thông tin của lô hàng như cảng đi, cảng đến, số lượng, loại cont, ngày dự định đi, yêu cầu về chỗ cấp cont rỗng- hạ cont, về free time cảng đi, cảng đến…

Bước 2: Sau khi hãng tàu kiểm tra chỗ và đồng ý cấp booking, họ sẽ gửi booking confirmation và parking list, theo form của hãng.

Bước 3: Duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu sau đó rấy container rỗng đóng hàng.

Mong rằng chia sẻ về booking hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu hơn về hình thức đặt trước trong mua bán quốc tế và nhận thấy được sự khác biệt so với bookinh trong nước.

Cách đọc booking tàu, booking note, booking confirmation và một số lưu ý cần biết

Booking Note là gì? Khái niệm về Booking Note

Booking Note là chứng từ được đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng bay) phát hành khi xác nhận đặt lịch vận tải hàng hóa. Tùy thuộc vào thỏa thuận mua bán trong inconterm mà bên mua và bên bán sẽ xác định bên có trách nhiệm thuê tải.

• Booking là việc thực hiện đặt chỗ với hãng tàu nhằm giữ chỗ giữ vị trí hàng hóa trên chuyến tài.
• Notelà việc ghi chú, ghi nhớ lại một hoạt động cụ thể nào đó

Như vậy khái niệm Booking note có thể được hiểu là việc lưu khoang, chứng từ lưu cước, chứng từ xác nhận việc giữ chỗ với hãng tàu và ghi chép lại một cách chính xác các thông tin như sau:

• Tên tàu, thời gian chuyển hàng, ngày giao vận
• Số lượng, trọng lượng hàng hóa trên tàu
• Cảng bốc hàng và bảng dỡ hàng (đầu nhận hàng và đầu giao hàng)

Quy trình và quy định thực hiện lấy booking note từ các hãng vận tải

Booking Note có thể tự thực hiện hoặc thông qua FWD đặt chỗ với hãng tàu. Bài viết này, vận tải Minh Việt sẽ đề cập quy trình phổ biến nhất để bạn có thể nắm bắt được dù lựa chọn hình thức tự lấy booking note hoặc thuê FWD.

Liên hệ với hãng tàu và tra cứu giá cước

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hàng hóa để xuất nhập khẩu, chủ hàng sẽ liên hệ với FWD hoặc liên hệ trực tiếp với hãng tàu để thực hiện booking. Để lấy được Booking Note chủ hàng cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin bao gồm: cảng nhận hàng, cảng giao hàng, thời gian đi, số lượng hàng hóa trên tàu, loại container, yêu cầu nâng hạ công…

Công việc ngày thường được thực hiện thông qua email. Trừ trường hợp chủ hàng làm việc với FWD trong nước thì có thể thực hiện trực tiếp. Dưới đây sẽ là cấu trúc một mẫu email hỏi cước căn bản bằng tiếng Anh:

“Dear Marry

Tôi là Long Nguyễn đến từ Văn Tài Minh Việt 24h.

Rất vui khi ở đây cung cấp cho Vui lòng ở đây để cung cấp cho bạn một câu hỏi từ Belarus đến Cát Lái, Hồ Chí Minh bằng đường biển, hy vọng bạn có thể cho chúng tôi tỷ lệ tốt nhất hôm nay:

• -Điều khoản: Exw
• -Pick up add: Gomel, Belarus
• -Vol: 1 plt x 290x300x230cm, 2500kg.
• -POD: Cát Lái, Hải Phòng bằng đường biển.

Chờ báo giá nhanh chóng của bạn ~ ”

Hãng tàu tiếp nhận thông tin booking

Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phía chủ hàng, hãng tàu sẽ dựa vào lịch tàu dự kiến của mình xem có phù hợp với yêu cầu booking để phản hồi lại khách hàng về các nội dung: thời gian hàng hóa lên tàu, thời gian tàu chạy, tên tàu và số chuyến, cảng bốc dỡ hàng, lượng hàng hóa trên tàu…

Kiểm tra và xác nhận lại Booking Note từ hàng vận tải

FWD hoặc chủ hàng sẽ nhận được Booking Note được gửi từ hãng tàu sau khi đã xác nhận lại lịch Booking và giá cước thông qua email. Dựa vào form Booking Note mà hãng vận tải đã gửi báo cáo về thời gian, số lượng, giờ cắt máng, lệ phí, thời gian lưu kho bãi và thời gian gia hạn.

Quý khách hàng có thể kiểm tra lại xem có phù hợp với nhu cầu của công ty mình hay không.

Quy trình thực hiện và các xác nhận booking note

Hãng vận tải xác nhận đặt chỗ bằng Booking Confirmation

Nếu chủ hàng và hãng tàu đều thấy phù hợp với yêu cầu booking. Hãng tàu sẽ gửi Booking Confirmation và Parking List cho chủ hàng. Ngoài ra, hoạt động này còn được gọi là lệnh cấp contariner rỗng từ các hãng tàu cho chủ hàng.

Khái niệm Booking Confirmation – Xác nhận Booking Note

Thông qua quy trình xác nhận Booking Note chắc hẳn các bạn cũng đã nắm được khái niệm về Booking Confirmation. Việc xác nhận Booking Note từ hãng tàu (shipper) về lịch đặt chỗ với chủ hàng chính là Booking Confirmation.

Mỗi hãng vận tải sẽ có form mẫu Booking Confirmation khác nhau nhưng vẫn phải tuân thủ quy định là nhắc lại các thông tin có trong Booking Note bao gồm:

• Tên hãng tàu, tên tàu, số chuyến, kí hiệu, ETD, giờ cắt máng…
• Số lượng hàng hóa trên tàu, trọng tải hàng hóa, số lượng cont rỗng đóng hàng, thời gian DET/DEM, số liên hệ…

Lưu ý: Booking Confirm là nghiệp vụ bắt buộc để xác nhận quá trình vận tải. Có thể hiểu rằng khi nhận được Booking Confirmation từ hãng vận tải chính là chủ hàng (doanh nghiệp) đã xác nhận thành công và bắt đầu thiết lập quá trình vận tải đối với hãng tàu.

Ngoài ra, chủ hàng có thể tiến hành gửi Shipping Instructions (SI) yêu cầu với hãng tàu về số lượng hàng, loại bill chủ hàng cần, số lượng hàng, thời gian lưu kho tại cảng hoặc nội dung cần thể hiện trên bill và một số nội dung yêu cầu thêm…

Một số lưu ý về Booking Note – Booking Confirmation

Dưới đây chúng tôi sẽ giải thích một số thuật ngữ và lưu ý trong Booking Note và Booking Confirmation để bạn có thể tra cứu khi có nhu cầu:

Thuật ngữ “Tiếng Anh” trong Booking Note và Booking Confirmation:

• Booking No: Số hiệu booking mà hãng tàu quy định riêng.
• Carrier: Hãng vận tải, hãng tàu cung cấp.
• Vessel/Voyage: Tên tàu và số hiệu của chuyến tàu
• Port of receipt (POR): Cảng nhận hàng
• Port of loading (POD): Cảng bốc hàng
• Si cut off date: Thời gian gửi các thông tin để làm B/L tới hãng tàu
• Cut off date/time: thời gian cắt máng. Đây là kết thúc công việc bốc hàng hóa lên tàu
• ETA/ETD Date: Ngày tàu bốc hàng tại cảng và ngày tàu rời cảng
• Connection VSL/VOY: Tên tàu và số hiệu chuyến khi chuyển tải
• Final Destination: cảng giao hàng cuối cùng
• Shipper: Người gửi hàng ( thường là FWD booking tàu thay cho chủ hàng)
• Service Type/Mode: Phương thức giao nhận hàng hóa
• Commodity: Tên hàng hóa
• QTY/Type: Thông tin chi tiết về container bao gồm số cont, loại cont…
• Stufffing Place: Nơi đóng hàng hóa
• Payment Term: Hình thức/Phương thức thanh toán cước.

Ngoài ra còn một số thuật ngữ khác tùy thuộc vào form Booking Note và Booking Confirmation của các hãng vận tải. Nếu có thắc mắc bạn hãy liên hệ Hotline 093.456.2259 để chúng tôi tư vấn dịch vụ chi tiết nhất nhé!